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こんにちは、鉾立です。

「”先人の知恵” と ”ITツール” を駆使して、仕事の生産性向上を追求し続ける」ことは私にとっての大きなテーマの一つですが、最近、あるITツールを導入して、うちのオフィスのデータ管理の方法が刷新され、仕事の生産性が大幅に向上しました。

そのITツールとは、OneDriveというクラウドストレージサービス。

以前書いた記事、『個人的メモ。生産性を向上させる仕事術②【ITツール編】』で、これから導入・実践しようと考えているITツールとして、

 

・マイクロソフトOffice365 Soloを導入して、仕事上のすべてのデータをクラウド(OneDrive)に移行(→ネット環境さえあれば、いつでもどこでもどのデバイスでも必要なデータにアクセスできる)

とメモしましたが、その後すぐに実行して、仕事上のすべてのデータをOneDriveへ移行しました。

1ヵ月ほどOneDriveを試した結果、仕事にどんな影響・効果があったのか、今回の記事でレポートしようと思います。

 

なぜ、すべてのデータをOneDriveに移行することにしたのか

まず前提として、それまでの私のデジタル仕事環境は次のような感じでした。

仕事で使用しているデジタル機器は、

①メインのデスクトップPC
②サブのデスクトップPC
③ノートPC
④iPad
⑤iPhone

そしてデータ管理は、「NAS」という2TBの容量を持つネットワークハードディスクをメインで使用。

事務所で仕事をしているときは、

①メインのデスクトップPC
②サブのデスクトップPC
③ノートPC

の3台のPCをLANケーブルでNASにつないでデータを共有していました。

問題は、出張や客先や自宅など、外で仕事をするときです。

外出のたびに、必要なファイルを、都度、ドロップボックスというオンラインストレージサービスに手動で移し、外で編集したファイルは、事務所に戻ってからハードディスク(NAS)に上書きするという、結構面倒くさい作業をしていました。

ドロップボックスにも月1,200円で1TBのデータを預けられるプランがあって、すべてのデータをそこに移行するという選択肢もありましたが、たまに、ログインや同期がうまくいかないときがあって、どうも有料プランに踏み切れなかったんですよね。

そんなときに知ったのが、「マイクロソフトのOffice365(月額・年額課金)を導入すれば、1TBのOneDriveがもれなく使える」という情報でした。

今までは、PCを新しく買うごとに、Office2013、Office2016など、その時々の最新のOffice製品を買い切り型で購入していたわけですが、Office365は、月額・年額課金の購読型で、常に最新のOfficeが使えるというものなんだそう。

なるほど、Adobeのように、世界は継続課金の流れなんですね。

とすると、コストが少し気になります。

が、PCは3年で買い替えるもの(処理速度が数年で大幅に向上する)と考えれば、買い切り型も購読型もあまりコストは変わらないようです。

この点買い切り型は、私のように複数のPCを仕事で使っている場合、PCによって入っているOfficeのバージョンが異なると、機能や使い勝手が微妙に変わってしまい、これはこれでちょっとしたストレス。

ということで、今回、仕事で使っているすべてのデジタル機器にOffice365を入れて、1TBのOneDriveを使ってみることにしました。

 

Office365の導入時、どのプランにすればいいか迷う、、

これで、ネット環境さえあれば、いつでも、どこでも、どのデバイスでも、必要なデータにアクセスできるようになります。

早速Office365を購入しようとネットで検索してみたところ、、

Microsoft Office 全製品の比較 | Microsoft Office

うーむ、家庭向けプラン? 一般法人向けプラン? 何やらプランがたくさんありすぎて良くわからんw

どうやら、Office365 Solo(毎月1,274円)か、Office365 Business(毎月900円)のどちらかを選ぶことになるようだけど、この両者の違いはいったい何??

?だらけでいろいろ調べていたところ、こちらのサイトを偶然発見。

価格・機能面からOffice 365 SoloとOffice 365 Businessの違いを徹底比較
個人向けプランであるSoloと法人向けプランのBussiness。小規模な組織ではどちらのプランを選択すれば良いか迷います。これらプランの違いを紹介します。

なるほど、この説明は分かりやすいですね。

私の場合は、

・所持PCが3台以上で全てにOfficeアプリをインストールしたい

の条件が外せないため、Office365 Businessの方を購入することにしました。

 

仕事への影響・効果は?

早速3台のPCにOffice365 Businessをインストールして、これまでメインで使っていたハードディスク(NAS)に入れていたすべてのデータをOneDriveに移行。

続いてiPadとiPhoneにOneDriveアプリを入れて、同期を確認しました。

 

 

 

これで、私が仕事で使っているすべてのデジタル機器から、すべてのファイルにアクセスすることが可能になりました。

一つのデジタル機器で編集したファイルは、ほぼリアルタイムにクラウド上で同期されます。

いやあ、これは素晴らしい。

先日東広島市に仕事で出張した際も、

・iPhoneで撮影した画像を直接OneDriveにアップロード(今までは自分宛てにメールで画像を送信→事務所に戻ってからハードディスクに画像をコピペ)
・現地での打合せの際に、OneDriveに保存しているデータをiPadで参照(今までは紙ベースで資料を持参)
・現地からのメールで、OneDriveに保存しているデータを添付(今までは一旦事務所に帰ってからメール)

など、その場でサクサク仕事が進みました。

こうなってくると、もう前の仕事環境には戻れませんね。

小規模オフィスのデータ管理は、現状、私にとってはOffice365 Business+OneDriveが最強と言えそうです。

 

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起業・経営アドバイザー/財産コンサルタント 「経営の原理原則」をテーマに研究を重ね、これまで数多くのクライアント支援から得た学びと、自らの事業活動による実証を加えたノウハウ・ドゥハウを体系化。 企業経営者の転ばぬ先の杖となり、「経営の原理原則を実践する経営者を増やしてハッピーな世の中を創る」ことを使命とする。 また、「借り入れ時に個人保証を求められる中小企業経営者にとっては会社の財産も個人の財産も一体」との現実に向き合いながら、再起にかけるクライアントの財産コンサルティングに取り組む。 「経営アドバイザーと財産コンサルティングは両輪である」との信念のもと、クライアントの身近な参謀役(アドバイザー)として日々活動している。