個人的メモ。生産性を向上させる仕事術①【マインドセット編】

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こんにちは、鉾立です。

このブログでたびたび取り上げているテーマである「仕事の生産性向上」。

カテゴリー　仕事術

GWに、積ん読になっていた仕事術系の本を、9冊一気読みしました。

今まで自分で無意識に行っていたことが言語化されていたり、テクノロジー系のツールでは知らなかった情報やアイデアも結構あって、いろいろと参考になりました。

そこで個人的な備忘録として、

・読みながらすぐに導入・実践した仕事術
・これから実践しようと考えている仕事術

についてまとめてみました。

個人的なメモですが、もしあなたが私と同じように「仕事の生産性向上」に関心を持っていたら、今回と次回の記事は役に立つかもしれません。

生産性を向上させる仕事術【マインドセット編】

GWに読んだ本は、大きく分けると、

①最近のトレンドである「生産性向上」をテーマにした仕事術の考え方（マインドセット）を学べる本が4冊、
②パソコンやスマホなどのITツールを仕事に活用するためのテクニック本が5冊です。

今回の記事では、まず【マインドセット編】として3冊の本から印象に残った箇所を引用しますね。

『1時間の仕事を15分で終わらせる』／清水久三子 (著)

 

大きな仕事ほど細かく分ける

「提案書を作成するために3時間確保できた。よしつくろう！」そう思って始めたのに、気がつけば時間切れ…という経験はないでしょうか？

これは、作業工程の見積もりが甘いことが原因です。提案書作成3時間ではなく、たとえば、「情報収集30分、仮設構築30分、メッセージと構成の作成に45分、スライドイメージづくりに45分、パワーポイントで作成30分」と作業工程ごとに時間を見積もりましょう。

 

ハイパフォーマーほど、スケジュール作成に心血を注ぐ

まず初めに、「スケジュール」に関する言葉として次の3つを覚えてください。

ToDo：やるべきこと
タスク：ToDoを行動レベルに分解し、期日を明確にした仕事
イベント：ミーティングなど日時が決められている予定

仕事とプライベートを含む「全体」をつかめていないと、「あれはどうするんだっけ？」と気にかかることが頭にチラついてしまい、脳の働きを妨げてしまいます。これはツァイガルニク効果と呼ばれていて、人は完了したことよりも、達成できていないことや中断している事柄に注意を引っ張られるという心理現象です。つまり、気にかかることはすべて洗い出し、スケジュールを最初に仕切っておいた方が効率的なのです。

 

1日に働く時間は「6時間」と決める

一週間のタスクとイベントを配置するにあたり、私が決めていることは、「1日の仕事時間は6時間」であるという大前提です。「8時間ではないの？」と思われるかもしれませんが、8時間みっちりと仕事を入れていたら、必ず溢れ返り、予期しない突発案件に対応できません。

 

どんな会議も30分で終わらせる

初めの5分で何のために集まったのかという「目的」と、どこまで決めるのかという「ゴールの確認」を共有し、10分で資料の説明、10分で討議、最後の5分で結論とToDoと期日の確認という計30分間の流れが最も効率的です。

 

持ち帰って検討しすぎる

日本で仕事をしていて気づいたのは、「持ち帰って検討します」と言って先延ばしにするケースが多いことです。

（中略）小さくても何かひとつのことが終わると、もうその仕事のことは頭から消え、次の仕事に気持ちを切り替えることができます。

仕事を「持ち帰る」と、いつまでたっても終わりません。どうしてもその場で解決できないときでも、「今その場でわかること」「今返事できること」を見つけて少しでも進めておくべきです。

 

仕事を劇的に変えることが生き残る道になる

こんな時代には、「自分の仕事がなくなる」ことを恐れるのでなく、むしろ「どうしたら自分の仕事をITに置き換えられるか」「どうすればもっと自動化・省力化できるか」を考えてほしいのです。

自動車の「自動運転」が典型的ですが、人がやっていた仕事を機械で置き換えた人が勝つ状況になっています。

 

次のステップに進むために「自分の仕事」をなくす

変な言い方ではありますが、そもそも「自分の仕事はムダ」と疑ってみるべきだと思います。全部でなくても、必ずどこかにムダがあるはず。もっと賢い、もっといいやり方は必ずある。自分はまだ完璧ではないと思っておくことが大事です。

 

SNSを学びに活用する

おもしろいことに、得るものが大きいのは、強いつながりよりも、「ウィークタイズ（weak ties）」といって、むしろ「弱いつながり」なのです。同じ業種・同じ年齢の人たちと集まると、内輪向けの話はできても得られるものは少ないです。ところが、仕事上なんのつながりもない人の方が、バラエティに富んだ人を紹介してくらますし、自分と同じようなキャラクターも少ないので、チャンスを与えてくれることが多いようです。

 

なぜ、学ぶのか

未来が予想できない今、どのように柔軟性を身につけるかというと、学んで選択肢を増やす、ということになるのではないかと思います。たとえば、選択肢がひとつしかない人は、たとえ今、成果を出していたとしても、「今のシチュエーションでこれを使える」というだけのことです。

『自分とチームの生産性を最大化する 最新「仕組み」仕事術』／ 泉 正人 (著)

 

「仕組み」とは何か

「仕組み」とは、一言でいうと「誰がいつ、何度やっても同じ成果が出るシステム」のことです。

 

「自分でやった方がベター」という発想をなくす

仕事を抱え込む人がよく言う自己弁護は、「人に振ると、仕事の精度が落ちる」というものです。（中略）

でも、本来は「仕事の精度が落ちる」というのは自分がつくった「仕組み」の精度が低いことが理由なのであって、「仕組み」の精度を高めれば解決する問題なのです。

さらに、（中略）自分自身で抱えられる業務量は誰にも限りがあるので、長期的には「目の前の業務に追われ、より大きなフェーズに行けない」という、機会損失ともいうべき大きなデメリットがあることに気づいたのです。（中略）

そこでまず行ったのは、業務を分解して、段階的に仕事を人にまかせることです。

たとえば、「企画書をつくる」という仕事を分解するとしたら、「企画自体を練る」「データを集める」「資料を作成する」という大きな3つのタスクに分けられます。

このうち、もっとも成果に直結する仕事は「企画自体を練る」ことですので、その企画自体は自分自身で行うのがベストでしょう。（中略）

しかし、データを集めたり、資料にまとめたりする業務は、人にお願いすることで精度が2割落ちたとしても、本来の企画力が高ければ、あまり影響はないのです。

読みながらすぐに導入・実践した仕事術としては、

・1日のスケジュールを組む際は、まず仕事とプライベートのToDoとタスクをすべて書き出してから、重要度と作業時間の見積りを勘案してスケジュールを組む
・1日の中で集中する仕事時間を6時間にして、残り2時間は不測の事態に備えたバッファや未来に投資する時間に充てる
・打合せの際などでは、極力仕事を持ち帰らず、その場で処理・解決するようにする

といったこと。

これから実践しようと考えている仕事術としては、

・自分の仕事をITに置き換える思考グセをつける
・仕事に関する学びや成長の機会が得られるコミュニティに参加する
・業務を分解してアウトソーシングを活用する

といったあたりです。

次回の記事では、生産性を向上させる仕事術【ITツール編】の備忘録をご紹介しますね。

追伸

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鉾立 栄一朗

代表取締役 ： Change＆Revival 株式会社

西荻窪の経営・起業アドバイザー／財産承継コンサルタント。 「経営の原理原則」をテーマに研究を重ね、これまで数多くのクライアント支援から得た経験と、自らの事業活動による実証を加えたノウハウ・ドゥハウを体系化。 企業経営者、特にスモールビジネス・オーナーの転ばぬ先の杖となり、「経営の原理原則を実践する経営者を増やしてハッピーな世の中を創る」ことを使命とする。 また、「借り入れ時に個人保証を求められる中小企業経営者にとっては会社の財産も個人の財産も一体」との現実、「事業承継にまつわる諸問題」などとも向き合いながら、クライアントの財産承継コンサルティングに取り組む。 「経営と財産は両輪」との信念のもと、クライアントの身近な参謀役（アドバイザー）として日々活動している。 家族は妻と息子と猫（キジトラ雄）。中野（自宅）⇄西荻窪（事務所）を行ったり来たり。

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