小規模オフィスのデータ管理はどうすればいい？
※2020.4.28追記
本記事中の ” Office365 ” は、2020年4月22日から ” Microsoft365 ” に名称が変更されました。
こんにちは、鉾立です。
「”先人の知恵” と ”ITツール” を駆使して、仕事の生産性向上を追求し続ける」ことは私にとっての大きなテーマの一つですが、最近、あるITツールを導入して、うちのオフィスのデータ管理の方法が刷新され、仕事の生産性が大幅に向上しました。
そのITツールとは、OneDriveというクラウドストレージサービス。
以前書いた記事、『個人的メモ。生産性を向上させる仕事術②【ITツール編】』で、これから導入・実践しようと考えているITツールとして、
・マイクロソフトOffice365 Soloを導入して、仕事上のすべてのデータをクラウド（OneDrive）に移行（→ネット環境さえあれば、いつでもどこでもどのデバイスでも必要なデータにアクセスできる）
とメモしましたが、その後すぐに実行して、仕事上のすべてのデータをOneDriveへ移行しました。
1ヵ月ほどOneDriveを試した結果、仕事にどんな影響・効果があったのか、今回の記事でレポートしようと思います。
なぜ、すべてのデータをOneDriveに移行することにしたのか
まず前提として、それまでの私のデジタル仕事環境は次のような感じでした。
仕事で使用しているデジタル機器は、
①メインのデスクトップPC
②サブのデスクトップPC
③ノートPC
④iPad
⑤iPhone
そしてデータ管理は、「NAS」という2TBの容量を持つネットワークハードディスクをメインで使用。
事務所で仕事をしているときは、
①メインのデスクトップPC
②サブのデスクトップPC
③ノートPC
の3台のPCをLANケーブルでNASにつないでデータを共有していました。
問題は、出張や客先や自宅など、外で仕事をするときです。
外出のたびに、必要なファイルを、都度、ドロップボックスというオンラインストレージサービスに手動で移し、外で編集したファイルは、事務所に戻ってからハードディスク（NAS）に上書きするという、結構面倒くさい作業をしていました。
ドロップボックスにも月1,200円で1TBのデータを預けられるプランがあって、すべてのデータをそこに移行するという選択肢もありましたが、たまに、ログインや同期がうまくいかないときがあって、どうも有料プランに踏み切れなかったんですよね。
そんなときに知ったのが、「マイクロソフトのOffice365（月額・年額課金）を導入すれば、1TBのOneDriveがもれなく使える」という情報でした。
今までは、PCを新しく買うごとに、Office2013、Office2016など、その時々の最新のOffice製品を買い切り型で購入していたわけですが、Office365は、月額・年額課金の購読型で、常に最新のOfficeが使えるというものなんだそう。
なるほど、Adobeのように、世界は継続課金の流れなんですね。
とすると、コストが少し気になります。
が、PCは3年で買い替えるもの（処理速度が数年で大幅に向上する）と考えれば、買い切り型も購読型もあまりコストは変わらないようです。
この点買い切り型は、私のように複数のPCを仕事で使っている場合、PCによって入っているOfficeのバージョンが異なると、機能や使い勝手が微妙に変わってしまい、これはこれでちょっとしたストレス。
ということで、今回、仕事で使っているすべてのデジタル機器にOffice365を入れて、1TBのOneDriveを使ってみることにしました。
Office365の導入時、どのプランにすればいいか迷う、、
これで、ネット環境さえあれば、いつでも、どこでも、どのデバイスでも、必要なデータにアクセスできるようになります。
早速Office365を購入しようとネットで検索してみたところ、、
うーむ、家庭向けプラン？ 一般法人向けプラン？ 何やらプランがたくさんありすぎて良くわからんw
どうやら、Office365 Solo（毎月1,274円）か、Office365 Business（毎月900円）のどちらかを選ぶことになるようだけど、この両者の違いはいったい何？？
？だらけでいろいろ調べていたところ、こちらのサイトを偶然発見。
価格・機能面からOffice 365 SoloとOffice 365 Businessの違いを徹底比較
なるほど、この説明は分かりやすいですね。
私の場合は、
・所持PCが3台以上で全てにOfficeアプリをインストールしたい
の条件が外せないため、Office365 Businessの方を購入することにしました。
仕事への影響・効果は？
早速3台のPCにOffice365 Businessをインストールして、これまでメインで使っていたハードディスク（NAS）に入れていたすべてのデータをOneDriveに移行。
続いてiPadとiPhoneにOneDriveアプリを入れて、同期を確認しました。
これで、私が仕事で使っているすべてのデジタル機器から、すべてのファイルにアクセスすることが可能になりました。
一つのデジタル機器で編集したファイルは、ほぼリアルタイムにクラウド上で同期されます。
いやあ、これは素晴らしい。
先日東広島市に仕事で出張した際も、
・iPhoneで撮影した画像を直接OneDriveにアップロード（今までは自分宛てにメールで画像を送信→事務所に戻ってからハードディスクに画像をコピペ）
・現地での打合せの際に、OneDriveに保存しているデータをiPadで参照（今までは紙ベースで資料を持参）
・現地からのメールで、OneDriveに保存しているデータを添付（今までは一旦事務所に帰ってからメール）
など、その場でサクサク仕事が進みました。
こうなってくると、もう前の仕事環境には戻れませんね。
小規模オフィスのデータ管理は、現状、私にとってはOffice365 Business＋OneDriveが最強と言えそうです。
追伸
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鉾立 栄一朗
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