メールでの日程調整をスムーズにするコツ ⇒ Outlookの署名でテンプレ化が便利

「日程調整するのに、メールで何往復もしたくない！」

あなたは、日程調整のメール往復に時間を浪費した経験はありませんか？

今回は、メールでの日程調整をスムーズに進めるコツをシェアしようと思います。

アレンジが可能な雛形を用意しておく

メールで日程調整を行う際、最短1往復のメールですむような、アレンジ可能な雛形を用意しておくことをお勧めします。

以下は、私が実際に使っている雛形になります。

——————————————-

●●の日程の件、こちらの都合を先に申し上げて恐縮ですが、

直近ですと、今のところ、以下の日程でしたら調整が可能です。

・●/●（●）　●●時～●●時頃まで・午前中・午後・終日

・●/●（●）　●●時～●●時頃まで・午前中・午後・終日

・●/●（●）　●●時～●●時頃まで・午前中・午後・終日

●●様のご都合はいかがでしょうか？

もし、ご都合が悪い場合は、候補日をいくつかいただけますと幸いです。

宜しくお願いいたします。

——————————————-

この雛形のポイント

「こちらの都合を先に申し上げて恐縮ですが」
↓
最近よく、営業メールで、一方的に自分の都合を知らせてくるタイプのものが増えましたが、あれは感じが悪いなあと。
この言葉を入れると、自分の都合を相手が受け入れやすくなると思います。

「今のところ、以下の日程でしたら調整が可能です」
↓
この言葉を入れておくと、別の案件の日程調整も、相手の返事を待たずに行うことができます。
また、相手に早めの返事を促す効果もあります。

「・●/●（●）　●●時～●●時頃まで・午前中・午後・終日」
↓
日付だけでなく、曜日や時間帯も入れるなど、日時はできるだけ明確にして、相手とボタンの掛け違いを起こさないようにします。

「もし、ご都合が悪い場合は、候補日をいくつかいただけますと幸いです」
↓
この言葉を入れておくと、メールの往復を少なくすることができます。
相手から複数の候補日をもらうことがポイントです。

雛形をすぐに呼び出せるようにしておく

雛形ができたら、次に大事なのは、その雛形を迅速に呼び出せることです。

WindowsのOutlookを使っている場合は、「署名」を活用すると便利です。

署名を新規作成して、「日程調整」と名前を付けておけば、メールの返信時などにすぐに雛形を呼び出すことができます。

また、シンプルに、メモアプリなどに雛形を保存しておいても良いと思います。

雛形を活用することで、日程調整で無駄なメール往復を減らし、自分も相手も時間を節約することができます。

また、日程がなかなか決まらないというストレスも軽減できます。

ぜひ、試してみてください。

追伸

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鉾立 栄一朗

代表取締役 ： Change＆Revival 株式会社

西荻窪の経営・起業アドバイザー／財産承継コンサルタント。 「経営の原理原則」をテーマに研究を重ね、これまで数多くのクライアント支援から得た経験と、自らの事業活動による実証を加えたノウハウ・ドゥハウを体系化。 企業経営者、特にスモールビジネス・オーナーの転ばぬ先の杖となり、「経営の原理原則を実践する経営者を増やしてハッピーな世の中を創る」ことを使命とする。 また、「借り入れ時に個人保証を求められる中小企業経営者にとっては会社の財産も個人の財産も一体」との現実、「事業承継にまつわる諸問題」などとも向き合いながら、クライアントの財産承継コンサルティングに取り組む。 「経営と財産は両輪」との信念のもと、クライアントの身近な参謀役（アドバイザー）として日々活動している。 家族は妻と息子と猫（キジトラ雄）。中野（自宅）⇄西荻窪（事務所）を行ったり来たり。

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