「デイリー手帳式ToDoリスト」活用のポイント
こんにちは、鉾立です。
前回の記事では、私がかれこれ7年間実践しているToDoリストのスタイル → 「デイリー手帳式ToDoリスト」のことについて書きました。
今回は、その「デイリー手帳式ToDoリスト」の活用のポイントについてシェアしようと思います。
「デイリー手帳式ToDoリスト」活用のポイント【8つ】
普段自分が「デイリー手帳式ToDoリスト」をどんなふうに活用しているかなと思って、ざっとポイントを書き出してみました。
8つポイントがあったので、順を追ってご紹介しますね。
1.すでに決まっている予定から逆算してタスクを書き出す
例えば、初回面談のお客様の日程が、2週間後の4/5（木）の午後に決まったとします。
すると、私の場合、すぐにデイリー手帳の4/4（水）のページに次のように書いておきます。
| ・●●様 ・準備 ・事前確認TEL（orメール） |
同じように、クライアントさんの月次ミーティングの開催日が決まったら、すぐにデイリー手帳を開いてミーティング開催日の3日前のページに、
| ・●●（会社名） ・請求書メール |
と書いておきます。
そうしておけば、うっかりタスクを忘れてしまうことも防げますし、余裕を持って当日を迎えることができます。
2.前日に翌日のタスクをすべて書き出す
手帳には、仕事、プライベートを問わず、基本的にすべてのタスクを書き出しています。
仕事のタスクもプライベートのタスクも、その日にやる！という意味では同じこと。
ただし、タスクの一覧性という観点から、私の場合は、
・デイリーページの右半分エリアは仕事のタスク
・デイリーページの左下エリアはプライベートのタスク
とエリア分けをしています。
3.ルーティーンのタスクはアルファベットの頭文字のみ
毎日やること、例えば、朝の片づけやメールチェックといったルーティーンも、あえて毎日手帳に書いています。
理由は、基本的に自分のことを信用していないから。（すぐにやることを忘れるw）
ただ、毎日同じ単語を書くのも面倒なので、こんな感じでタスクのアルファベットの頭文字のみを手帳に書いています。
| C M M B A C P |
ちなみに、
Cは、Clean（片付け）
Mは、Marketing（マーケティング）
Mは、Mail（メールチェック）
Bは、Bank（入金チェック）
Aは、Analysis（アクセス解析）
Cは、Check（一日の振り返り）
Pは、Planning（翌日以降のプランニング）
の意味です。
4.ルーティーン以外のタスクに優先順位の番号を付ける
前日に翌日のタスクをすべて書き出したら、その日のうちにルーティーン以外のタスクに優先順位の番号を付けます。
番号を付けるときは、
・先に延ばせないタスクであるかどうか
・誰かを待たせているタスクであるかどうか
・タスクの想定作業時間
を基準に付けています。
ちなみに、外部の要因に依存するタスク、例えば、取引先さんから見積書が来ないと請求書の作成ができない、など、前日の段階では優先順位の番号が付けづらいタスクは、ちょっと目立つようにタスクの横に大きな丸印を付けています。
| ・●●様 ・●●（取引先名）やりとり ●請求書作成 |
優先順位の番号を付けたら、ToDoリストを俯瞰して、その日一日の流れをイメージします。
翌日の朝も、再度ToDoリストを見直して、改めて一日の流れをイメージします。
5.朝から優先順位の番号に従ってタスクを片付ける
優先順位の番号に従って、ガシガシとタスクを片付けていきます。
このときのポイントは、タイマーで時間を計ること。
・90分、50分、50分、など、集中力が続く時間配分を意識して、休憩時間を確保する
・次に同じような仕事をする際に、時間配分の参考になる
ためです。
6.終わったタスクは勢いよくチェックマーク！
私の場合、一つのタスクが終わったら、「見積書作成」というように横線で消し込むのではなく、「✓見積書作成」というようにチェックマークを付けていきます。
横線で消し込むのは、仕事のキャンセルが発生したときなど、そもそもそのタスクをやる必要がなくなったとき、と決めています。
また、その日にできなかったタスクは、（見積書作成）というように、括弧でくくるようにしています。
それにしても、終わったタスクをチェックするときの充実感、解放感といったら、、！
別にやることが多ければいいってわけではないですが、手帳にチェックの山が築かれていくと、本当に気分がいいものですよね？
7.走りながら優先順位を見直す
優先順位の番号を付けたからといって、必ずその順番通りにやらなければならない、というわけではありません。
クライアントさんから緊急の相談が入るなど、外部の要因で仕事の優先順位が変わることもあるもの。
それに、
・前後のタスクを入れ替えたほうが効率がいいかも
・このタスクは想定以上に時間がかかりそうだから明日に回そう
と、私もしょっちゅう優先順位を見直します。
ちなみに、タスクの優先順位で迷ったときは、この一言がおススメです。
What’s Important Now?（今、何が重要か？）
※参考記事
↓
仕事の優先順位をつけるときに役に立つ思考法 | リバイバル通信 | 西荻窪の経営・起業アドバイザー
8.その日のうちに今日のToDoリストを振り返る
仕事が終わったあと、5分ぐらい時間を取って、その日一日のToDoリストを振り返ります。
一つ一つのタスクを見直して、翌日以降のデイリーページに関連するタスクを書き込みます。（この作業は結構大事）
チェックマークを付けたタスクも、改めて振り返ってみると、「一応、一週間後にフォローのメールを入れておこう」などといった気づきがあったりするものです。
振り返りが終わったら、「2.前日に翌日のタスクをすべて書き出す」作業をします。
以上、私が実践している「デイリー手帳式ToDoリスト」の活用のポイントでした。
まあ、やり方は人それぞれ。
これは試してみようかな、なんて気づきがあったら嬉しいです。
追伸
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鉾立 栄一朗
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