本当に、仕事をする時間が足りない？
こんにちは、鉾立です。
前回の記事で、個人的な今年のチャレンジの1つとして、
仕事の「生産性向上」と「仕組み化」の更なる追求
というテーマを掲げました。（毎年同じことを言ってますが、、）
個人的、昨年（2016年）のトピックと今年（2017年）のチャレンジ
今回の記事では、仕事の「生産性向上」のキーとなる「時間」の考え方について、心理的な側面からお話ししようと思います。
あれ、、？ 時間的な余裕があったはずなのに、、
昨年は、ご縁があって2本の講演会・研修会講師のオファーを受けました。
研修講師レポート：自社のホームページを 自動集客マシーンにする方法
いずれのオファーも、お話をいただいたのは本番の約2か月以上前のこと。
準備期間が十分にあったわりには、本番直前1週間前にようやくおしりに火がついたようにレジュメ作りに着手し、他の仕事が手につかなくなってしまうという体たらくぶりでした。
せっかく時間的な余裕があったにもかかわらず、
・気づいたら、たいして仕事が進んでいなかった
・余裕があり過ぎて逆にダラダラしてしまった
・ネットで調べものをしていたら、つい寄り道をしてしまって思いのほか時間がかかってしまった…
なんてこと、あなたには心当たりがないでしょうか？？
仕事がひとりでに膨張する！？
年末年始に仕事の「生産性向上」について考えていたときに、以前読んだ書籍に書いてあった「ある法則」のことを思い出しました。
『「ダラダラ癖」から抜け出すための10の法則―集中力を最高にする時間管理のテクニック』／メリル・Ｅ・ダグラス(著)
事例の部分とあわせて引用しますね。
ここに一例がある。
ワープロが秘書の仕事をどう変えたかを調べる調査研究が行われた。それによると、平均的な秘書は毎日タイプに二時間、ほかの仕事に六時間使っている。ワープロはタイプの仕事のほとんど全部を省いてくれるから、それによって秘書はその二時間を、もっと貢献度の大きなほかの活動に自由に使えるはずである。
ところが、調査の結果によると、ワープロを導入したほとんどの会社で、余ったはずの二時間がどこかに消えているのである。
（中略）パーキンソンの法則によると、「仕事は、使用可能な時間を満たすために膨張する」。つまり、二時間でできる仕事であっても、三時間あれば三時間で、四時間あれば四時間でやることになるというわけである。役所で、よくもこんなにゆっくり仕事ができるものだと驚いたことがある人は多いと思う。あれである。このパーキンソンの法則は、お役所だけにあてはまるものではない。秘書たちはそうとは知らずに、残りの仕事を膨張させ、一日の労働時間を埋めていたのである。
「ある法則」とは、パーキンソンの法則というもの。
ちなみにWikipediaには次のように書かれています。
パーキンソンの法則（パーキンソンのほうそく、Parkinson’s law）は、1958年、英国の歴史学者・政治学者シリル・ノースコート・パーキンソンの著作『パーキンソンの法則：進歩の追求』、およびその中で提唱された法則である。役人の数は、仕事の量とは無関係に増え続けるというもの[1]。
具体的には、
第1法則
仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する第2法則
支出の額は、収入の額に達するまで膨張するの2つからなる。
そうそう、そうでした。
時間があればあるほど、油断しているとパーキンソンの法則が発動してしまうんですよね。
仕事の膨張を阻止するにはどうすればいいのか？
パーキンソンの法則が発動してしまう原因は何なのか？
また、どうすれば発動を阻止できるのか？
先ほどご紹介した書籍には、続いて次のように書かれています。
なお、調査によると、浮いた二時間をムダにしていた会社は、二つの失敗をしている。一つは、その二時間の使い方についてははっきりした目標を示さなかったこと、もう一つは、その目標が確実に達成されるような計画を立てなかったこと、である。
明確な目標が示されれば、時間管理の問題の一部はほとんど自動的に解決される。次にしなければならないのは、優先順位をつけることである。
要は、
1.油断しているとパーキンソンの法則が発動して仕事が勝手に膨張することを理解する
2.仕事で達成する目標を明確にする
3.その目標を達成するための行動計画を立てる
4.立てた行動計画に優先順位を付けて実行する
ことが大事なのでしょうね。
私もムダに仕事を膨張させないために、今年は改めてこのプロセスを実践しようと思った次第です。
あなたの仕事は膨張していない？
追伸
今後も、ビジネスパーソンの仕事の生産性向上に役立つ情報をご紹介しますね。
↓
鉾立 栄一朗
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