テレワーク(在宅勤務)時の仕事の生産性を向上させる6つの要素

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こんにちは、鉾立です。

昨年、ある行政機関で働き方改革関係の仕事をしている友人と話をしたとき、「実際、中小企業が仕事の生産性を向上させるのは難しい」との話を聞きました。

理由を聞くと、

  • 売上減少下では、生産性向上のための有効な投資が出来ない
  • トップや上司の生産性向上に対する意識が低い
  • 本来、仕事の生産性を向上させて働く時間を減らす方向のはずが、仕事の生産性向上の名のもとに、ますます働く時間が増える傾向にある

とのこと。

ところが今は、コロナの影響で大きく前提が変わりました。

  • 無料Web会議システムなど、新たな投資を必要としない仕事の生産性向上ツールに脚光があたっている
  • 否が応でもトップや上司が生産性向上に対する意識を高める必要がある
  • 休業やテレワーク(在宅勤務)などが広がり、そもそも働く時間が減っている

そう考えると、今は、中小企業の仕事の生産性向上を根本から考え直せるチャンスなのかもしれません。

本当は、昨年友人と話したあとに「スモールビジネス・オーナーの仕事の生産性を向上させる6つの要素」というタイトルでこの記事を書こうと思っていましたが、今回、こういう状況下ですので、「テレワーク時の生産性を向上させる6つの要素」として書き留めておこうと思います。

私が考えるテレワーク(在宅勤務)時の生産性を向上させる要素は、次の6つの要素になります。

 

1. 仕事環境

まずは何といっても、自宅での仕事環境を整えることが大事になってくると思います。

一番良いのは、個室で集中できる環境を作ること。

とは言え、

  • そもそも空いている部屋がない
  • 子供の相手をする必要がある

など、家庭の事情で、個室にこもって仕事をすることが難しい場合もあると思います。
(ちなみに、我が家の家族構成は、スモールビジネス・オーナーである私、フルタイムワーカーで育休中の奥さん、0歳児の長男、キジトラの猫になります。)

重要なのは、「本当に集中が必要な仕事」と「ながら仕事」を分けて考えること。

「本当に集中が必要な仕事」については、事前に家族の理解を得て、時間限定で仕事時間を確保するしかないでしょう。

ただ、「本当に集中が必要な仕事」というのは、そう多くない可能性が高いです。

 

2. ツール

仕事環境の整備に次いで重要なのが、実際に仕事を行うツールを揃えること。

仕事でパソコンが必須なら、仕事の生産性を向上させるのに、動きが遅くてすぐ固まるようなパソコンを使っていては仕事になりません。

コロナによって、テレワーク(在宅勤務)の長期化、通常化が進むことを考えれば、高性能パソコンは今一番に投資すべきツールでしょう。

【参考記事】
小規模企業が在宅勤務・テレワーク導入で揃える仕事アイテム まとめ
Windows・デザイン性・携帯性で選んだノートパソコン VAIO SX14 カスタマイズモデル

また、

  • 自宅からでも必要なデータにアクセスできるクラウド環境
  • 安定した通信環境

も同時に整備すべきでしょう。

【参考記事】
小規模オフィスのデータ管理はどうすればいい?

 

3. メンタル

「仕事環境」と「ツール」が整ったら、次はメンタルです。
(まずは形から。メンタルは後からついてくるものです。)

では、仕事の生産性を向上させるメンタルになるには、どうすればいいのか。

それには、次の3つによる効果を上手く活用すると良いと思います。

  1. 身支度を整える
  2. ご褒美を用意する
  3. デッドラインを決める

仕事の生産性向上の敵は、「普段の生活の延長でダラダラ仕事をする」こと。

部屋着のまま仕事をするのではなく、普段着に着替えたり身なりを整えたりすると、仕事モードに気持ちが切り替わるものです。

また、

「早く仕事を切り上げればこんな楽しいことが待っている!」

「何時までにこのゲーム(仕事)をクリアする!」

といった、ちょっとした遊び心でモチベーションを高めることができます。

頭の固いトップや上司も、率先して、こんなメンタルで仕事をしてくれるといいんですけどね。

 

4. フィジカル

実は、メンタルととても関係が深いのがフィジカル

身体が疲れやすいとモチベーションが続かなくなるように、フィジカルが落ちるとメンタルに悪影響を及ぼします。

外出自粛が続くと、どうしてもフィジカルが落ちてしまうのも。

そこで、「筋トレ」「有酸素運動」は欠かさず行うと良いと思います。

私の場合は、

  • 2日おきに筋トレ(腹筋、背筋、腕立て、スクワット)
  • 1週間に一度の有酸素運動(マスクを付けての20~30分の高速ウォーキングなど)

を行うようにしています。

 

5. エネルギー補給

エネルギーが尽きると、集中力は落ちてしまいます。

やはり規則正しい食事は、仕事の生産性向上のためにはとても大事。

そして気分転換やご褒美としてのお菓子も上手に使いたいものです。

ちなみに、私の最近のお気に入りのお菓子は、おから100%クッキー明治チョコレート効果(カカオ72%)です。

「おから100%クッキー」は初めて食べたときは「なにこれめっちゃマズイ…」と思いましたが、腹持ちが良いのと、食感にも慣れてきて、今では癖になっています。(笑)

そして、超集中モードなど「ここぞという時」は、栄養ドリンクと強炭酸水のコンボで乗り切っています。

 

6. 休息

  • Zoom疲れ
  • 「ログイン中」疲れ

など、最近はテレワーク(在宅勤務)の弊害も聞かれるようになりました。

テレワーク(在宅勤務)にもかかわらず、結局「以前より仕事に追われている気がする…」としたら危険信号。

自宅は本来、職場よりも人目を気にせずにリラックスできる場のはずです。

  • 寝不足なら仮眠をとる
  • 気分転換に数分マインドフルネス(瞑想)を行う

など、「気づいたら仕事漬けになっていた」なんてことにならないように、適宜、意識して休息を取ることが必要だと思います。

【参考記事】
旅行に行ってもリフレッシュできない?(台北~台南旅行メモ)

 

「従業員を抱えていない」、または、「従業員が少ない」スモールビジネスの場合、自分またはトップの決断次第で、働き方改革や仕事の生産性向上を実現しやすいと思います。

今は「仕事のあり方を考え直す良い機会」と捉えて、頑張ってこのコロナ禍を乗り切りましょう!

 

追伸

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鉾立 栄一朗
西荻窪の経営・起業アドバイザー/財産承継コンサルタント。 「経営の原理原則」をテーマに研究を重ね、これまで数多くのクライアント支援から得た学びと、自らの事業活動による実証を加えたノウハウ・ドゥハウを体系化。 企業経営者、特にスモールビジネス・オーナーの転ばぬ先の杖となり、「経営の原理原則を実践する経営者を増やしてハッピーな世の中を創る」ことを使命とする。 また、「借り入れ時に個人保証を求められる中小企業経営者にとっては会社の財産も個人の財産も一体」との現実、「事業承継にまつわる諸問題」などとも向き合いながら、クライアントの財産承継コンサルティングに取り組む。 「経営と財産は両輪」との信念のもと、クライアントの身近な参謀役(アドバイザー)として日々活動している。 家族は妻と息子と猫(キジトラ雄)。中野(自宅)⇄西荻窪(事務所)を行ったり来たり。