始業前の5分間、一人会議で「今日の仕事の段取り」を組む
始業前に、「一人会議」を行うようにしています。
会議の目的は、「今日の仕事の段取り」を組むこと。
時間にして5分もかからないぐらいのものですが、これをやるのと、漫然と仕事を始めるのとでは、1日の仕事のパフォーマンスが大きく変わってしまうと思っています。
仕事の段取りを組んでおくと、迷いなく、心穏やかに仕事に取り組めるからだと思います。
一人会議で使うツールは、手書きのデイリー手帳です。
仕事の段取りを組む際は、次の3つのことを意識しています。
＜目次＞
1. 「今日必ずやるタスク」と、「タスク処理の順番」を決める
手帳のデイリーページには、前日の終業時に書き出したタスクが並んでいます。
書かれたタスクは、
- 仕事内容
- 仕事の重要度
- プライベートのタスク
などバラバラで、思いついたまま箇条書きで書かれています。
一人会議では、「今日必ずやるタスク」と、「タスク処理の順番」を決めるようにしています。
そうすることで、重要なタスクを後回しにすることも、いつまでも残ってしまうようなタスクもなくなるので、先手先手で仕事に取り組めるようになります。
2. 「タスクを処理する時間帯」を決める
次に、各タスクについて、ざっくりと、
- 午前中にやる仕事（Ⓐ）
- 午後やる仕事（Ⓟ）
- 夕方やる仕事（夕）
と、処理する時間帯を決めます。
デイリー手帳には、例えば、
Ⓐ ★ニュースレター作成
Ⓐ ★●●様 契約書作成
Ⓟ ・●●様 メール対応
夕 ・●●様 銀行やりとり
と、タスクを処理する時間帯を書き込みます。
「今日必ずやるタスク」は、なるべく午前中に処理するようにしています。
また、「メール返信」や「電話する」といった似たようなタスクは、グルーピングして同じ時間帯にまとめて行うようにしています。
なお、予定の時間帯にタスクが終わらないときは、「今日必ずやるタスク」を優先して、その他のタスクは時間帯をずらすか、翌日に回すことになります。
3. 「予想される突発的なタスク」への対応を決めておく
加えて、「予想される突発的なタスク」への対応を決めておくようにしています。
これはどのようなタスクかというと、例えば、「お客さんからメールの返信が来たら対応する」といったような、今日やるかどうか分からないタスクになります。
今日来るかわからないメールへの対応についても、
・●●様 メール対応？（→ 銀行とやり取り）
など、タスクとしてデイリーページに書き出しておきます。
デイリーページに何も書いていないと、突発的なタスクとして、ときには優先順位の変更を迫られるなど一日の仕事に影響が出てしまうことがあります。
このようなタスクも書き出しておくと、心の余裕をもって対応することができます。
ちなみに、「予想していなかった突発的なタスク」は、基本的には、今日一日の仕事の段取りを守ることを優先して、翌日に回すことになります。
そういえば、社会人になったばかりの、インテリアショップと掛け持ちで椅子張り製造業で働いていたときのこと。
大型現場に家具の納品（設置）に行く日は、「段取りがすべて」と当時の上司がよく話していたことを思い出しました。
今は基本、自分だけか少人数のチームで仕事をしていますが、同じように、一人会議で「今日の仕事の段取り」を組むことは、仕事のパフォーマンスを高めるうえで重要なことだと思っています。
追伸
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鉾立 栄一朗
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