Pocket

 

こんにちは、鉾立です。

前回の記事では、仕事の生産性が向上するシンプルなルールとして、「人は時間やお金など有限で貴重な資源が制限されると、おのずと生産性を上げる行動をとるようになる」ということと、生産性を上げるいくつかの具体的手法についてお伝えしました。

仕事の生産性が向上するシンプルなルールとは?

今回の記事では、現在私が実践している仕事の生産性を向上させるアイデアを8つお伝えしようと思います。

※スモールビジネスオーナー向けの記事ですが、およそビジネスに関わっている方であれば、読むときっと役に立つことが書いてあるんじゃないかと思います。

 

仕事の生産性を向上させるアイデア8つ

1.労働時間を意図的に制限する

冒頭に書いたように、「人は時間やお金など有限で貴重な資源が制限されると、おのずと生産性を上げる行動をとるようになる」とすれば、、

生産性を向上させたいなら、時間やお金を「意図的に」制限すればいいということになります。

私の場合は、

・新しくチャレンジすることのための時間を確保する
・先の遊びの予定をスケジュール帳にどんどん書き込む

ことで、既存の仕事の時間を意図的に制限して、仕事の生産性を向上させるように仕向けています。

 

2.テクノロジーを積極的に導入する

最近パソコンを買い替えて仕事の生産性が大幅に向上したことは前回の記事でご紹介しました。

他にも、

・ノートPCで外仕事をする際はDropboxでファイルを共有する
・交通費の支払い・精算にApple Payを活用する
・外出時の空き時間にwordpressのアプリでブログを執筆する

など、テクノロジーの力を借りて仕事の生産性を向上させています。

 

3.午前中は集中力を伴う仕事をする時間に充てる

私は、1日の中で一番アタマがフレッシュな状態である午前中一人仕事のゴールデンタイムと位置付けています。

始業と同時に集中力スイッチをオンにして、午前中に1日の仕事の8割を終わらす勢いで仕事をするようにしています。

このとき、メールの受信や携帯電話の着信は集中力を切らしてしまう原因となるため、緊急時などではない限り、

午前中は

・メールソフトを立ち上げない
・携帯電話の電源を切る(※)

ようにしています。

鉾立榮一朗事務所の固定電話はつながりますので緊急の方はそちらの方から

 

4.面談・打ち合せのアポイントや外出の予定は午後にまとめて入れる

午前中は一人仕事のゴールデンタイムなので、人と会う予定や外出はなるべく午後に入れるようにしています。

ちなみに午後の面談アポイントの時間は、

・13:30~
・15:00~
・17:00~

で設定するようにしています。

このようにこちら側で時間を決めておく方が、日時の提案や調整がスムーズに運ぶことが多いからです。

 

5.マーケティングの実践と自分のキャラの設定

午前中は極力連絡を遮断して一人仕事をする時間に充てて、こちら側の都合で面談・打合せは午後の時間帯で設定する。

一見殿様商売のようにも見えますが、、

が、それは売り込み営業ではなくマーケティングをベースとした集客の結果できることであり、「鉾立さんは午前中は連絡が取れない人」というキャラ設定を自ら行っているからできること

マーケティングとキャラ設定は、私の仕事の生産性に大きなインパクトを与えていると思います。

 

6.「自分向け」チェックリストを活用する

組織で仕事をしている人にとっては、チェックリストやマニュアルは異動や新人教育などの場面で頻繁に活用されているんじゃないかと思います。

私はこのチェックリストやマニュアルを、「自分向け」に作成・活用しています。

なぜかと言うと、いちいち作業を思い出すための時間やエネルギーの消費がもったいないから。

・メールの定型文
・業務の手順
・出張の際の持ち物リスト

など、クリエイティブな仕事以外は極力「自分向け」チェックリストやマニュアルを活用して時間の短縮を図っています。

 

7.営業電話をとらないようにする

・自社ホームページで電話番号を公開している
・業界団体等に所属している(業界名簿等に連絡先が載っている)

ようなスモールビジネスオーナーにとって、仕事を中断させられ、相手の都合で時間を奪われてしまう営業電話は本当に困りもの。

うっかり電話に出てしまったときに「(見込み客)リストから削除してください」と言っていた時期もありましたが、掛け手の担当が変われば、こちらの要望などお構いなしでまた電話が掛かってきます。

そこで現状では、

・フリーダイヤル(0120)から始まる電話番号の場合は基本取らない
・非通知の電話番号の場合は取らない

ようにしています。

また、固定電話への着信は携帯に転送されるようにしているので、携帯に着信が残ったら(一応、電話番号を検索して相手方を調べてから)「営業電話」「迷惑電話」と登録するようにしています。

 

8.意識してこまめに休息をとる

昼寝が仕事の生産性を向上させることは、医学的にも証明されています。

ランチの後の約15分間の昼寝は、今や私にとって欠かせない習慣となりました。

また、私は仕事に没頭すると姿勢が悪くなってきて体が凝り固まってしまう癖があるので、意識して仕事の合間合間に深呼吸したり軽いストレッチをするようにしています。

 


 

以上、現在私が実践している仕事の生産性を向上させるアイデアを8つご紹介しました。

他にも、以前書いた記事があなたの仕事の生産性向上に役立つかもしれません。

よかったらぜひ。

仕事の優先順位をつけるときに役に立つ思考法 | リバイバル通信 | 西荻窪の経営・起業アドバイザー
こんにちは、鉾立です。 ビジネスマンとして仕事をするうえで、これまで、「仕事の進め方」について色々と試行錯誤を続けてきました。 今はさすがに「その時の気分でやろうと思った仕事をする」というアバウトなやり方はしなくなりましたが(独立したての頃はほぼそんな感じでした(汗))、油断していると未だに「よくよく考えてみたらあまり重要でない仕事を漠然と行っていた」なんてことがあります。 やはりビジネスマンとしては、 いかに早く仕事をするか いかに多くの仕事をするか いかに質の高い仕事をするか といった仕事の生産性向上に課題を持ちつつ日々の仕事を行っているわけですが、 そうはいっても、 やることが多すぎて何から手を付けたらいいのか、、、 突発的な出来事が起きて1日の予定が狂ってイライラしてしまう なんてことはないでしょうか? やることが多すぎて、何からやればいいか分からないとき やることが多すぎて、頭の中であれこれと考えてにっちもさっちもいかなくなったときは、シンプルですが、やることを紙に書き出すことが一番効果的です。 文字情報としてやることを客観視すると頭の中が整理されます。 実際に箇条書きにしてみると、意外と「あれ?大したことないかも」と思うことが多いものです。 加えて、 「この仕事とこの仕事をくっつけて、まとめて(連続して)やると効率がいい」 「この仕事は今日じゃなくて別の日にやればOK」 「この仕事は○○さんにお願いしよう」 と気づいたりします。 まずはゆっくり深呼吸して、やることを紙に書き出しながらToDoリストを作ることをおススメします。 やることを書き出してみたけど、優先順位がつけられないとき とは言うものの、「ToDoリストを作ったけど、さて、どの仕事から手を付けようか?」と迷うことがあります。 この点、経営者の仕事は「意思決定をすること」と言われますが、自分の判断基準があるとスムーズに意思決定ができるものです。 最近、その判断基準として、簡潔かつ優れているとても良い思考法を知りました。 それは、 「今、何が重要か」と自分に問いかける というものです。
突発的な「問題」や「危機」にいつも振り回されていないか? | リバイバル通信 | 西荻窪の経営・起業アドバイザー
こんにちは、鉾立です。 40歳を過ぎたころから、健康にとても気を遣うようになりました。 というのも、うちの事務所は自宅から歩いて1分。移動はバイクか車が多いので、ほとんど歩かない日もざらです。はじめは体重が気になって糖質制限ダイエットに一時期ハマりましたが、それだけだとなんだか体が弱っていくような、、、これは何か運動をやらないとマズいなあという漠然とした危機感から、ランニング、筋トレ、フットサルをはじめました。 ランニングと筋トレは始めてから約1年、フットサルは半年ほど経ちますが、結果として、体が疲れにくくなり、仕事のパフォーマンスが目に見えて向上しました。(加えて、異分野での人脈構築や、人と会話するときのネタになる、という副次的効果も。) 「健康」という「重要な事柄」ではあるけれど、仕事をするうえでは「緊急ではない」ことに時間を投資することによって、結果として仕事の成果に大きな影響を与えることができる、ということを実感として学びました。 「時間管理」の重要な概念 この「緊急ではないが、重要な事柄」にフォーカスするという考え方は、書籍『7つの習慣』/スティーブン・R.コヴィー(著)に「時間管理のマトリックス」という概念とともに詳しく紹介されています。 すでにご存知の方も多いと思いますが、あらためておさらいしておきましょう。 「時間管理のマトリックス」とは、私たちのすべての活動を『緊急度』と『重要度』という2つの軸によって4つの領域に分けることができる、という概念のことです。 ■第一領域(図の左上)・・・Ⅰ 必須 「緊急かつ重要な領域」 <具体例> 締め切りのある仕事 クレーム処理 せっぱつまった問題 病気や事故 危機や災害 etc. ■第二領域(図の右上)・・・Ⅱ 生産性とバランス 「緊急ではないが、重要な領域」 <具体例> 人間関係づくり 健康維持 準備や計画 勉強や自己啓発 品質の改善 etc. ■第三領域(図の左下)・・・Ⅲ 錯覚 「緊急であるが、重要ではない領域」 <具体例> 突然の来訪 多くの電話 多くの会議や報告書 無意味な接待やつき合い 雑事 etc. ■第四領域(図の右下)・・・Ⅳ 無駄 「緊急でも重要でもない領域」
大量の仕事を同時に進める際の秘訣とは? | リバイバル通信 | 西荻窪の経営・起業アドバイザー
こんにちは、鉾立です。 現在当事務所・弊社では、常時およそ20件前後の案件を同時進行で進めています。 「一つ一つの案件に注力し、決して手を抜くようなことはしない」というポリシーを持って仕事をしていますが、当然のことながら自分の体は一つしかないわけで、いかに同時進行の案件を抱えながら仕事のクオリティ、パフォーマンスを上げるか、ということについて日々改善を繰り返しています。 「仕事術」「時間管理」といったキーワードの本を見つけるとだいたい手に取ってみて、すぐにそのエッセンスを仕事に取り入れ、うまくいったら自分のスキルに上書きする、といった感じです。(最近では、記事「仕事の優先順位をつけるときに役に立つ思考法」でご紹介した『エッセンシャル思考』など。) 大量の仕事を同時に進める際の秘訣とは? 案件20件でもときおり頭がパンクしそうになるのに、最近、「400のプロジェクトを同時に進める」というタイトルの書籍を見かけて思わず購入してしまいました(笑)。 それが今回ご紹介する書籍『400のプロジェクトを同時に進める 佐藤オオキのスピード仕事術』/佐藤 オオキ (著)です。 著者の佐藤オオキ氏は、デザインオフィスnendo代表として、東京とミラノを拠点に建築・インテリア・プロダクト・グラフィックと多岐にわたってデザインを手がけ、「ニューズウィーク」(米)の「世界が尊敬する日本人100人」(2006年)、「世界が注目する日本の中小企業100社」(2007年)に選ばれ、また「ウォールペーパー」(英)および「エル・デコ インターナショナルデザイン アワード」の「デザイナー・オブ・ザ・イヤー」をはじめとする世界的なデザイン賞の数々を受賞されているデザイナーさんです。(Amazonの「著者について」より抜粋) さっそく、腑に落ちたエッセンスを引用してみましょう。 仕事をするとき、私は必ず一つの案件だけに集中します。400件のプロジェクトを抱えていても、頭にあるのはそのうちの一つだけで、399件のことは忘れています。そして、一つの案件を処理したら、それもスパッと忘れて次の仕事に移っていくのです。
時おり発生する作業系の仕事をする際に役立つツール | リバイバル通信 | 西荻窪の経営・起業アドバイザー
こんにちは、鉾立です。 先週末、フジロックフェスティバル ’16(20周年!)に行ってきました。 急遽行くことになって土日1泊(後2日券+キャンプサイト)の行程でしたが、家具屋時代に同僚だった夫婦と再会したり、同伴者の友人たちに挨拶できたり、お目当てのアーティストも見ることができてとても充実した2日間でした。 やっぱり自然の中で聴く音楽、食べるゴハン、飲むアルコールは最高ですね。 ということで今回は(かなり強引ですがw)、フジロックを通じて仕事に関する気づきがあったのでシェアしようと思います。 10年以上のブランクが、、 確か、最後にフェスに行ったのは、2000年の初頭ぐらいのこと。 結構なブランク(10年以上か!)があったので、今回フジロックに行くと決めてから一番気になったのが「持ち物」のこと。つまり、会場にどんなアイテムを持っていこうか?ということでした。 早速ネットで「フジロック 持ち物」と検索してみると、あるある、たくさんの情報がw テント、寝袋、マット、ランタン、折りたたみイス、雨具などなど、あーそうだそうだと思い出しながら、持ち物をエバーノートにリスト化しつつ、パッキングしていきました。 なぜこのタイミングでリスト化(チェックリストを作成)したかって? それは次回またフジロックに行くことになったとき、準備がめっちゃ楽になるからです。 仕事のときにこそ活用したいチェックリスト ルーティンワーク、すなわち目をつぶってでもできるような毎日の日常業務であれば、いちいちチェックリストを作る必要はないと思います。 が、たまにある仕事、時おり発生する仕事って、「あれ?これどうやってやるんだっけ」と考えこんじゃうことってありませんか? 私にとっては、例えば、年賀状の宛名印刷の作業とかが典型的。 年賀状ソフトを立ち上げて、新たに追加する情報を入力して、プリンターを手差しに設定して、、とあの作業が本当に苦手で、会社員時代は年末の忙しい時期だというのに時間がかかってとてもストレスを感じていました。 そんな、時おり発生する作業系の仕事をする際に役に立つのがチェックリスト。 面倒くさがり屋の私でも、今では作業や項目を箇条書きにしたチェックリストを活用してスムーズに宛名印刷の作業ができるようになりました。
なぜ、追い込まれないとやらない「ラストスパート志向」ではダメなのか? | リバイバル通信 | 西荻窪の経営・起業アドバイザー
こんにちは、鉾立です。 旅行に行くときは、必ず本を持って行くようにしています。 なぜかと言うと、旅先で読む本は、本の内容とその場の状景が結びついて、鮮明に記憶に残るから。 きっと今、ヘミングウェイの『老人と海』を読み返したら、十数年前にキューバ旅行に行ったときの情景が鮮やかに蘇ることでしょう。 先日行ってきた新婚旅行でも、小説とビジネス書を3冊ほど持っていきました。 プールで一人日焼けしながらビジネス書を読んでいたら、さすがに奥さんに「新婚旅行なのに」と呆れられましたが、、 ということで今回は、バリ島で読んだ「これは面白い!」と唸ったビジネス書を1冊ご紹介しようと思います。 なぜ、「ラストスパート志向」ではダメなのか? 独立したての頃は、とにかく仕事を取るのに必死で、時間を忘れてホームページの制作や小冊子などの営業ツールの制作に没頭していました。 1年ぐらいしてようやく成果が出始めてからは、ご依頼をいただいた仕事を処理するための時間に追われるようになりました。 いつしか、仕事の処理が後手後手に回って、いつもバタバタするように、、 それ以来、「仕事術」や「時間術」は私にとって重要なテーマであり続け、関連するテーマのビジネス書を見つけたときはすぐに手に取り、「これは!」という手法があれば、そのエッセンスを自分の仕事に取り入れてきました。 今回ご紹介する本は、久々に「これは早速取り入れよう!」と思わせられた一冊。 『なぜ、あなたの仕事は終わらないのか スピードは最強の武器である』/中島聡(著) 著者の中島聡氏は、毎日のように私もお世話になっているパソコンの「ドラッグ&ドロップ」や「ダブルクリック」などを現在の形にしたことで知られる元マイクロソフトの伝説のプログラマーです。(Amazonの内容紹介より) 本書の前半部分は、中島氏があのWindows95の設計に関わっていたという話や、ビル・ゲイツとの刺激的なエピソードなど、プログラマーとしての中島氏のキャリア話が中心ですが、これはこれでとてもエキサイティングな内容で一気に読ませます。 私が「これは早速取り入れよう!」と唸ったのは、後半部分に書かれている「ロケットスタート時間術」というノウハウ。 その肝は、「期限までの日数の2割で仕事の8割を終えて、後は流す」というものです。
本当に、仕事をする時間が足りない? | リバイバル通信 | 西荻窪の経営・起業アドバイザー
こんにちは、鉾立です。 前回の記事で、個人的な今年のチャレンジの1つとして、 仕事の「生産性向上」と「仕組み化」の更なる追求 というテーマを掲げました。(毎年同じことを言ってますが、、) 個人的、昨年(2016年)のトピックと今年(2017年)のチャレンジ 今回の記事では、仕事の「生産性向上」のキーとなる「時間」の考え方について、心理的な側面からお話ししようと思います。 あれ、、? 時間的な余裕があったはずなのに、、 昨年は、ご縁があって2本の講演会・研修会講師のオファーを受けました。 うちの会社の事業承継のこと、相談するとしたら誰がいい? 研修講師レポート:自社のホームページを 自動集客マシーンにする方法 いずれのオファーも、お話をいただいたのは本番の約2か月以上前のこと。 準備期間が十分にあったわりには、本番直前1週間前にようやくおしりに火がついたようにレジュメ作りに着手し、他の仕事が手につかなくなってしまうという体たらくぶりでした。 せっかく時間的な余裕があったにもかかわらず、 ・気づいたら、たいして仕事が進んでいなかった ・余裕があり過ぎて逆にダラダラしてしまった ・ネットで調べものをしていたら、つい寄り道をしてしまって思いのほか時間がかかってしまった… なんてこと、あなたには心当たりがないでしょうか?? 仕事がひとりでに膨張する!? 年末年始に仕事の「生産性向上」について考えていたときに、以前読んだ書籍に書いてあった「ある法則」のことを思い出しました。 『「ダラダラ癖」から抜け出すための10の法則―集中力を最高にする時間管理のテクニック』/メリル・E・ダグラス(著) 事例の部分とあわせて引用しますね。 ここに一例がある。 ワープロが秘書の仕事をどう変えたかを調べる調査研究が行われた。それによると、平均的な秘書は毎日タイプに二時間、ほかの仕事に六時間使っている。ワープロはタイプの仕事のほとんど全部を省いてくれるから、それによって秘書はその二時間を、もっと貢献度の大きなほかの活動に自由に使えるはずである。 ところが、調査の結果によると、ワープロを導入したほとんどの会社で、余ったはずの二時間がどこかに消えているのである。
iPhone7に機種変更してアップルペイ導入!仕事にどんな効果があった? | リバイバル通信 | 西荻窪の経営・起業アドバイザー
こんにちは、鉾立です。 年明け早々、吉祥寺のヨドバシカメラに行って、長年使っていたiPhone5sをiPhone7に機種変更しました。 以前よりスリムなフォルムになって、画面も大きくなってなかなかいい感じです。 今回機種変更するにあたって一番期待していたのは、アップルペイというiPhone端末を使った決済サービス機能。 早速設定してみたところ、マイテーマである仕事の「生産性向上」と「仕組み化」にナイスな効果があったので、今回こちらの記事でシェアしようと思います。 電車代やバス代の経費の精算が面倒で面倒で、、 仕事をするうえで、近場への移動はだいたいバイク、遠方への移動は車を使うことが多いのですが、単純に都心に出るときや、お酒を飲むときなど、やはり電車やバスに乗る機会もよくあります。 うちの会社(Change&Revival㈱)では、経理上、バイクや車のガソリン代は法人名義のクレジットカードで決済しているのですが、電車代やバス代は、これまで個人のPASMOを使って2~3か月に一度、交通費明細書を作って現金で精算していました。 これが本当に面倒で面倒で、、 次第に精算するのがおっくうになってきて、昨年は電車代・バス代の精算は放置状態で、一度も精算できずにいました(汗) 加えて、PASMOは残高がなくなる都度現金でチャージしていたので、駅で急いでいるときなどに「ヤバ!残高なかったっけ?」といちいち券売機に立ち寄るのが本当に面倒くさかったんですよね。 アップルペイ(Apple Pay)とは? で、昨年iPhone7が発売されてからずっと気になっていたのがアップルペイという機能(iPhone端末を使った決済サービス)でした。

 

追伸1

あなたはどんな風に仕事の生産性を向上させている?

オススメのアイデアがあったらぜひ教えてください!

 

追伸2

また、ビジネスパーソンの仕事の生産性向上に役立つ情報などをご紹介しますね。

チャレンジする起業家・経営者向けに、
代表・鉾立のフィルターを通した
「起業・経営の原理原則」情報
を毎週お届けするメールマガジン、
【リバイバル通信】。
※バックナンバー

毎週、確実に記事を受け取りたい方
にオススメです。

  • 起業家・経営者向け
    「有益ビジネス情報」
    受け取ることができます。
  • 起業・経営の
    「普遍的な原理原則」
    を学ぶことができます。
  • 気に入らなければ、
    いつでも簡単に登録を
    解除することができます。


●登録後すぐに、「起業」、
「事業コンセプトの再定義」、
「新規事業立ち上げ」の際に役立つ
『あなたの核になる事業は?【PAM理論】™』
特製ワークシート(PDFファイル5ページ)が届きます。


▼ご登録(無料)は今すぐこちらから▼

Pocket

The following two tabs change content below.
西荻窪の経営・起業アドバイザー/財産承継コンサルタント 「経営の原理原則」をテーマに研究を重ね、これまで数多くのクライアント支援から得た学びと、自らの事業活動による実証を加えたノウハウ・ドゥハウを体系化。 企業経営者、特にスモールビジネス・オーナーの転ばぬ先の杖となり、「経営の原理原則を実践する経営者を増やしてハッピーな世の中を創る」ことを使命とする。 また、「借り入れ時に個人保証を求められる中小企業経営者にとっては会社の財産も個人の財産も一体」との現実、「事業承継にまつわる諸問題」などとも向き合いながら、クライアントの財産承継コンサルティングに取り組む。 「経営と財産は両輪」との信念のもと、クライアントの身近な参謀役(アドバイザー)として日々活動している。 家族は妻と息子と猫(キジトラ雄)。中野(自宅)⇄西荻窪(事務所)を行ったり来たり。