時おり発生する作業系の仕事をする際に役立つツール
こんにちは、鉾立です。
先週末、フジロックフェスティバル ’16（20周年！）に行ってきました。
急遽行くことになって土日1泊（後2日券＋キャンプサイト）の行程でしたが、家具屋時代に同僚だった夫婦と再会したり、同伴者の友人たちに挨拶できたり、お目当てのアーティストも見ることができてとても充実した2日間でした。
やっぱり自然の中で聴く音楽、食べるゴハン、飲むアルコールは最高ですね。
ということで今回は（かなり強引ですがw）、フジロックを通じて仕事に関する気づきがあったのでシェアしようと思います。
10年以上のブランクが、、
確か、最後にフェスに行ったのは、2000年の初頭ぐらいのこと。
結構なブランク（10年以上か！）があったので、今回フジロックに行くと決めてから一番気になったのが「持ち物」のこと。つまり、会場にどんなアイテムを持っていこうか？ということでした。
早速ネットで「フジロック 持ち物」と検索してみると、あるある、たくさんの情報がｗ
テント、寝袋、マット、ランタン、折りたたみイス、雨具などなど、あーそうだそうだと思い出しながら、持ち物をエバーノートにリスト化しつつ、パッキングしていきました。
なぜこのタイミングでリスト化（チェックリストを作成）したかって？
それは次回またフジロックに行くことになったとき、準備がめっちゃ楽になるからです。
仕事のときにこそ活用したいチェックリスト
ルーティンワーク、すなわち目をつぶってでもできるような毎日の日常業務であれば、いちいちチェックリストを作る必要はないと思います。
が、たまにある仕事、時おり発生する仕事って、「あれ？これどうやってやるんだっけ」と考えこんじゃうことってありませんか？
私にとっては、例えば、年賀状の宛名印刷の作業とかが典型的。
年賀状ソフトを立ち上げて、新たに追加する情報を入力して、プリンターを手差しに設定して、、とあの作業が本当に苦手で、会社員時代は年末の忙しい時期だというのに時間がかかってとてもストレスを感じていました。
そんな、時おり発生する作業系の仕事をする際に役に立つのがチェックリスト。
面倒くさがり屋の私でも、今では作業や項目を箇条書きにしたチェックリストを活用してスムーズに宛名印刷の作業ができるようになりました。
チェックリストを活用することのメリット
今では私にとって仕事上欠かせないツールになっているチェックリスト。
メリットとしては次の4つのことがすぐに思い浮かびます。
1.次回の作業時間が劇的に短縮される
最初のチェックリストの作成時は時間がかかりますが、その分、次回の作業はめっちゃ楽になります。何せ「思い出す作業」をすっ飛ばせますから。自分はちゃんと覚えてるよ、という人はいいのでしょうが、私の場合、そもそも自分のことを信じていません（笑）
2.無駄なエネルギーを使わないで済む
作業系の仕事はチェックリストを活用して極力仕組み化したい。そう、単なる作業に無駄なエネルギーは使いたくないんですよね。その分、クリエイティブな仕事にエネルギーや時間を使いたいと思うのです。
3.モレがなくなる
何事も完全なことなんてありませんが、チェックリストに沿って作業を進めれば、かなりの部分でモレがなくなります。年に１回しかやらない作業などは、私はもうチェックリストがないと仕事になりません。
4.自分以外の人でも作業の再現性が高まる
作業系の仕事は、なにも自分自身がやらなくてもいいわけです。けど、誰かに仕事を頼むとしても、無駄な時間は使ってほしくないし、一定のクオリティは保ってほしいと思うもの。そんなときにチェックリストは役立ちます。クライアントさんにも、希望される方には私のチェックリストを使ってもらっています。
チェックリスト活用のポイント
ちなみに、私がチェックリストを活用するときに意識しているポイントは次の5つです。
1.最初に作る
作業系の仕事をしていときに「次も同じところでつまずきそう」と感じたら、即チェックリストを作ることをおススメします。それも、その仕事をやりながら、です。時間がかかったとしても、「これで次回のパフォーマンスが劇的に向上するのだ！」と自分に言い聞かせながら作りましょう。
2.チェックリストを作るツールは？
私の場合、PCを使って仕事をすることが多いので、テキストドキュメントやWord、Excel等のソフトを使ってチェックリストを作ってます。モニターを横に二つ並べているので、サブのモニターにチェックリストを開いておいて、メインのモニターで作業をする感じです。PCを使わない環境のときは、エバーノートでチェックリストを作ってスマホで参照したり、紙にプリントアウトして参照してます。
3.次の活用時をイメージしながら作る
初めての作業でつまずいたところは、次回の作業でもかなりの確率でまたつまずくもの。そんなつまずきポイントは、特に丁寧に、後で読んだときにすぐ理解できるようにチェックリストを作るといいと思います。
4.PDCAを回す
それでも、次回の作業時にチェックリストを見直したときに分かりにくい箇所が出てくるでしょう。そんなときはすぐに改善します。作って終わりではなく、作業のたびに、より精度の高いチェックリストにブラッシュアップしましょう。その積み重ねがあなた（の会社）のノウハウになるのです。
5.標準作業時間を決めておく
チェックリストの冒頭に標準作業時間を書いておくといいでしょう。チェックリストは、あくまでも仕事で成果を出すためのもの。チェックリストの作成・改善に時間を費やしすぎるなど、チェックリストマニアにならないようにしましょう。
あなたはどんなときにチェックリストを活用している？
私の場合、仕事では、
・ブログ執筆～リリースの手順
・ヤマトDM便のラベル印刷～発送までの手順
・月末の銀行入出金の手順
・出張の持ち物
など。
プライベートでは、
・マラソンの持ち物
・登山の持ち物
・旅行の持ち物
などでチェックリストを活用しています。
もちろん次回のフジロックもチェックリストで準備は万端！（のはず）。次回は直前でバタバタすることなく、余った時間で出演アーティストのプロフィールをじっくり見ながらマイ・タイムテーブルを組もうと思います。
今回の記事が、あなたの仕事のパフォーマンス向上とプライベートの充実に役立つとうれしいです。
※ちなみに、これは今回のフジロックでめっちゃお世話になったタイムテーブル・アプリです。
↓
FRF16TT
追伸
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鉾立 栄一朗
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