【小ワザ】Outlookでメールを送信するときは「BCC」に自分のアドレスを入れておくと便利

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最近は、「メールのやり取りはGmailアプリで完結している」、「LINEやチャットしか使っていない」という人もいるかもしれませんが、「仕事上のメールのやり取りはOutlookをメインで使っている」というビジネスマンがまだまだ多いと思います。

もちろん私もそんな一人。

今回は、Outlookでメールを送信するときは「BCC」に自分のアドレスを入れておくと便利、という話です。

理由は、次の3つの点で便利だからです。

 

 

1. 正しく送信できているかどうかセルフチェックできる

BCCに自分のアドレスを入れてメールを送信すると、送ったメールが自分宛に届きます。

すると、一拍置いて、自分が送ったメールを客観的に見ることができるので、ミスがあったときにすぐ気づくことができます。

例えば、

  • ファイルを添付するのを忘れた
  • 用件の伝え漏れがあった
  • 表現に間違いがあった

などのミスに気づけるので、すぐにメールを送り直すなど、リカバリーすることができます。

 

2. 自分で送信したメールを後から検索しやすい

BCCに自分のアドレスを入れてメールを送信すると、送ったメールが自分のメールアカウントの受信トレイに届きます。

すると、すべてのメール(もらったメール、送ったメール)が同じ受信トレイに溜まっていくので、過去のメールを検索する際、受信トレイの中を「相手の名前」や「件名」などで検索すると、目的のメールを簡単に探し出すことができます。

 

3. チームメンバーの送信メールの内容を確認できる

チームで仕事をしている場合、マネジャーの立場の人は、Outlookでチームメンバーのアカウントを一元管理すると、仕事の進捗状況が把握できるので便利です。

もっとも、チームメンバーのアカウントをマネジャーのOutlookに追加しただけでは、相手先からのメールは受信トレイで把握できても、チームメンバーが送ったメールは見ることができません。

そんなときは、チームメンバーがメールを送信する際、BCCにメンバー自身のアドレスを入れてもらうようにすると、送ったメールがマネジャーの管理するOutlookの受信トレイに届くようになります。

すると例えば、チームメンバーがお客さんにメールを返信しているかどうか、などをマネジャーが簡単に把握できるようになりす。

 

ちなみに、「BCC」に自分のメールアドレスを入れる際、いちいち手動でアドレスを入力するのは面倒ですし、アドレスを間違えて入力してしまうことも起こりえます。

「BCC」に自分のメールアドレスを簡単に入れるには、

Outlookのオートコンプリート機能
(Outlook で [宛先]、[CC]、[BCC] のフィールドにカーソルを合わせると、メールアドレスの候補が表示されるようになります。)

または、

IMEオプションの「単語の登録」(ユーザー辞書ツール)

を使うと便利です。

 

もしあなたが、

「さっきお客さんに送ったメール、うまく添付ファイルが送れているかな?」

「このあいだBさんに送ったメール、どんな内容で送っていたっけ?」

「Sさん、もうお客さんにメールを返信したかな?」

と普段モヤモヤしていたら、この方法をぜひ試してみてください。

 

追伸

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鉾立 栄一朗
西荻窪の経営・起業アドバイザー/財産承継コンサルタント。 「経営の原理原則」をテーマに研究を重ね、これまで数多くのクライアント支援から得た学びと、自らの事業活動による実証を加えたノウハウ・ドゥハウを体系化。 企業経営者、特にスモールビジネス・オーナーの転ばぬ先の杖となり、「経営の原理原則を実践する経営者を増やしてハッピーな世の中を創る」ことを使命とする。 また、「借り入れ時に個人保証を求められる中小企業経営者にとっては会社の財産も個人の財産も一体」との現実、「事業承継にまつわる諸問題」などとも向き合いながら、クライアントの財産承継コンサルティングに取り組む。 「経営と財産は両輪」との信念のもと、クライアントの身近な参謀役(アドバイザー)として日々活動している。 家族は妻と息子と猫(キジトラ雄)。中野(自宅)⇄西荻窪(事務所)を行ったり来たり。