【仕事術】ファイル名に日付をつけるときのルール、どうしてる?


 

 

PCで仕事をするとき、Word、Excel、PDFなどのファイルに日付をつけておくと、後からファイルを見つけやすいですし、整理ができて便利です。

でも、この日付のつけ方、取引先やお客さんとやり取りしていると、皆ルールがバラバラなんですよね。。

日付がファイル名の前に付いていたり後ろについていたり、西暦だったり和暦だったり、日付が4桁だったり年月日を点で区切っていたり…と。

この点、私は次のルールで運用しています。

西暦の下2桁 4桁日付 アンダーバー

例えば、本日2022年5月25日に作成したファイルの場合、

220524_ファイル名

と日付をつけます。

なぜ西暦が下2桁かというと、2022年の上2桁の「20」の部分は、私が生きている間は数字が変わらないから。

下2桁の「22」だけがついていれば西暦の判別は可能ですし、日付をつける作業をなるべくシンプルにしたいからです。

また、日付とファイル名の間に、アンダーバー( _ )を入れるようにしています。

これは、日付とファイル名を直接つなげるより、アンダーバーを間に入れた方が、視覚的にファイル名が判別しやすいからです。

これが日付をつけるときの基本的なルールになります。

次に、日付をファイル名の前につけるのか、後ろにつけるのかは、シチュエーションによって使い分けています。

①時系列優先でファイルを整理・管理したいとき

日付はファイル名の前につけています。

220524_ファイル名

例えば、

  • 外部とのやり取りで発生したデータを保管するフォルダ
  • 同一の名前のファイルのみを保管するフォルダ

などに入れているファイルは、日付をファイル名の前につけると時系列でファイルが並ぶので、整理・管理しやすくなります。

②ファイル名優先で整理・管理したいとき

日付はファイル名の後につけています。

ファイル名_220524

例えば、

  • 案件別のフォルダなど、1つのフォルダの中で様々な名前のファイルを整理・管理するとき

このようなときは、日付をファイル名の後につけると、ファイル名優先で、かつ時系列でファイルが並ぶので、整理・管理しやすくなります。

以上がファイルに日付をつけるときの私のルールになります。

とはいえ、日付をつける作業というのは、ぶっちゃけ面倒ですよね。

そこで、次のショートカットキーを覚えておくと便利です。

F2
 ファイルを選択した状態でファンクションキーの「F2」を押すと、ファイル名をすぐに変更できて便利です。

Home
日付をファイルの前につけたいとき、「F2」を押した後、「Home」を押すと、カーソルが先頭にくるので便利です。

End
ファイルの後ろにつけた日付をファイルの前にコピペしたいとき、「F2」を押した後、「End」を押すと、カーソルが一番後ろにくるので、後ろに入れた日付をコピーして、「Home」を押してカーソルを先頭にもっていき、前に日付をペーストすると便利です。

以上がファイル名に日付をつけるときの私のルールになります。

取引先やお客さんなど、外部とファイルをやり取りする際、このルールで皆統一してくれないかなあ、といつも密かに願っています(笑)。

 

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西荻窪の経営・起業アドバイザー/財産承継コンサルタント。 「経営の原理原則」をテーマに研究を重ね、これまで数多くのクライアント支援から得た経験と、自らの事業活動による実証を加えたノウハウ・ドゥハウを体系化。 企業経営者、特にスモールビジネス・オーナーの転ばぬ先の杖となり、「経営の原理原則を実践する経営者を増やしてハッピーな世の中を創る」ことを使命とする。 また、「借り入れ時に個人保証を求められる中小企業経営者にとっては会社の財産も個人の財産も一体」との現実、「事業承継にまつわる諸問題」などとも向き合いながら、クライアントの財産承継コンサルティングに取り組む。 「経営と財産は両輪」との信念のもと、クライアントの身近な参謀役(アドバイザー)として日々活動している。 家族は妻と息子と猫(キジトラ雄)。中野(自宅)⇄西荻窪(事務所)を行ったり来たり。