【仕事術】ファイル名に日付をつけるときのルール、どうしてる？
PCで仕事をするとき、Word、Excel、PDFなどのファイルに日付をつけておくと、後からファイルを見つけやすいですし、整理ができて便利です。
でも、この日付のつけ方、取引先やお客さんとやり取りしていると、皆ルールがバラバラなんですよね。。
日付がファイル名の前に付いていたり後ろについていたり、西暦だったり和暦だったり、日付が４桁だったり年月日を点で区切っていたり…と。
この点、私は次のルールで運用しています。
西暦の下２桁 ＋ ４桁日付 ＋ アンダーバー
例えば、本日2022年5月25日に作成したファイルの場合、
220524_ファイル名
と日付をつけます。
なぜ西暦が下2桁かというと、2022年の上2桁の「20」の部分は、私が生きている間は数字が変わらないから。
下2桁の「22」だけがついていれば西暦の判別は可能ですし、日付をつける作業をなるべくシンプルにしたいからです。
また、日付とファイル名の間に、アンダーバー（ _ ）を入れるようにしています。
これは、日付とファイル名を直接つなげるより、アンダーバーを間に入れた方が、視覚的にファイル名が判別しやすいからです。
これが日付をつけるときの基本的なルールになります。
次に、日付をファイル名の前につけるのか、後ろにつけるのかは、シチュエーションによって使い分けています。
①時系列優先でファイルを整理・管理したいとき
日付はファイル名の前につけています。
220524_ファイル名
例えば、
- 外部とのやり取りで発生したデータを保管するフォルダ
- 同一の名前のファイルのみを保管するフォルダ
などに入れているファイルは、日付をファイル名の前につけると時系列でファイルが並ぶので、整理・管理しやすくなります。
②ファイル名優先で整理・管理したいとき
日付はファイル名の後につけています。
ファイル名_220524
例えば、
- 案件別のフォルダなど、1つのフォルダの中で様々な名前のファイルを整理・管理するとき
このようなときは、日付をファイル名の後につけると、ファイル名優先で、かつ時系列でファイルが並ぶので、整理・管理しやすくなります。
以上がファイルに日付をつけるときの私のルールになります。
とはいえ、日付をつける作業というのは、ぶっちゃけ面倒ですよね。
そこで、次のショートカットキーを覚えておくと便利です。
「F2」
ファイルを選択した状態でファンクションキーの「F2」を押すと、ファイル名をすぐに変更できて便利です。
「Home」
日付をファイルの前につけたいとき、「F2」を押した後、「Home」を押すと、カーソルが先頭にくるので便利です。
「End」
ファイルの後ろにつけた日付をファイルの前にコピペしたいとき、「F2」を押した後、「End」を押すと、カーソルが一番後ろにくるので、後ろに入れた日付をコピーして、「Home」を押してカーソルを先頭にもっていき、前に日付をペーストすると便利です。
以上がファイル名に日付をつけるときの私のルールになります。
取引先やお客さんなど、外部とファイルをやり取りする際、このルールで皆統一してくれないかなあ、といつも密かに願っています（笑）。
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鉾立 栄一朗
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